Site logo

KIRJANPITOMATERIAALI

Toimitettava kirjanpitomateriaali muodostuu dokumenteista ja tiedostoista, jotka liittyvät liiketoimintaan ja jotka syntyvät kun asioidaan asiakkaiden, toimittajien, viranomaisien ja pankkien kanssa.

Sähköisessä kirjanpidossa pyrimme siihen, että kaikki materiaali olisi sähköisessä muodossa (PDF). Tämä mahdollistaa sen ettei kenenkään tarvitse kuljetella tositteita ja asiakkuudet voivat sijaita missä tahansa. Tähän päästään skannaamalla kaikki laskut ja kuitit. Nykyään laskut on mahdollista saada sähköisenä e-laskuna, suoraan sähköpostiin tai netpostiin. Tiliotteet saa pankista myös konekielisenä, jotka voidaan suoraan hakea kirjanpito-ohjelmaan.

Toimitettavia dokumentteja ovat esimerkiksi ostolaskut, käteiskuitit, kassakirja, tiliotteet, palkkalaskelmat ja matkalaskut. Lisäksi verottaja sekä vakuutusyhtiö lähettää asiakirjoja, jotka tulee myös toimittaa tilitoimistoon (TyEL laskelmat, selvityspyynnöt, veroliput, lomakkeet, kuitit jne).

Tositteiden järjestäminen
Kun kirjanpito tehdään perinteisesti paperitositteista, kirjanpitäjän työtä helpottaa paljon, mikäli kuitit on järjestetty ennen kirjanpitäjälle toimittamista. Mikäli tositteet ovat paperimuodossa on helpointa, jos kuitit on järjestetty samassa järjestyksessä kuin tiliotteiden tapahtumat. Näin tulee myös tarkistettua, että kaikille tapahtumille on tosite. Eri tilit eri nipuissa. Mikäli käytetään muuta laskutusohjelmaa kuin tilitoimiston tarjoamaa (joka on suoraan integroitu kirjanpitoon) on oltava kopiot kaikista laskuista sekä kuukauden yhteenveto (myyntireskontran tuloste).

Kirjanpitoon tulee toimittaa vain dokumentteja, jotka liittyvät liiketoimintaan. Yrittäjä itse vastaa toimitetun materiaalin asianmukaisuudesta. Mikäli kulu on epäselvä tai poikkeaa tavanomaisesta, niin on hyvä liittää mukaan selvitys kulusta. Myös jos on oltu matkalla ja lasku/kuitti on jollain muulla kielellä, on hyvä kirjoittaa selitys mukaan.

Kirjanpidossa ylivoimaisesti eniten turhaa aikaa kuluu puuttuvien kuittien/laskujen perään kyseleminen sekä epäselvien tapahtumien selvittämiseen.

Erillaisia pohjia voit ladata ja käyttää vapaasti sivultamme. Nämä selkeyttävät ja helpottavat kirjanpitäjäsi työtä.

Tarvittava materiaali

Kuukausittain
  • Ostolaskut (helpottaa jos lisäksi on merkitty maksupäivä)
  • Maksuhuomautukset/perintäkirjeet (alkuperäinen on myös oltava)
  • Pankkikorttiostojen kuitit
  • käteiskuitit (mikäli ravintolalasku, niin kuitissa selvitys osallistujista ja tilaisuuden tarkoituksesta. Mikäli ei ole merkattu mitään oletetaan että kyseessä on edustuskulu)
  • Tiliote verkkopankista sekä mikäli mahdollista myös CSV/XML tiedostona, tai vaihtoehtoisesti konekielinen haku suoraan pankista.
  • Käteiskassan kassakirja (päiväkohtainen, päivitettävä kerran viikossa, laatijan allekirjoittama)

Tilinpäätökseen tarvittavat materiaalit
  • Varastoinventaario (hinnat ilman arvonlisäveroa, laatijan allekirjoituksella)
  • Lista avoimista myyntisaamisista
  • Lista avoimista ostolaskuista (ostovelat eriteltynä)
  • Lainojen saldovahvistukset rahoituslaitoksilta (seuraavan vuoden lyhennykset eriteltynä)
  • Tiedot yrityksen antamista vakuuksista sekä vastuusitoumuksista.